Les entreprises doivent pouvoir établir, avec précision et rigueur, le temps réellement et exclusivement passé par le Jeune Docteur à la réalisation d’opérations de recherche, toute détermination forfaitaire étant exclue (BOI-BIC-RICI-10-10-10-30, §70 et 80).
La Cour administrative d’appel de Douai a admis que l’affectation des salariés à la réalisation d’opérations de recherche peut être démontrée par la présentation de fiches de poste décrivant les fonctions exercées et de l’organigramme de la société (Cour d'appel administrative de Douai, 15 décembre 2009, n°07-1370).
Par ailleurs, une société qui ne dispose pas de département de recherche distinct est en droit de bénéficier du CIR dès lors qu’elle justifie de l’affectation de ses dépenses de personnel à des activités exclusivement consacrées à la recherche en produisant des éléments chiffrés qui font ressortir avec une précision et une rigueur suffisante la part effective du temps consacré par chaque salarié aux différents projets de recherche (CAA Marseille, 7 juillet 2005, n°00-374, ch. Nemausic). Cette dernière jurisprudence met en avant le fait que lorsque les entreprises ne disposent pas d’un département spécifique dédié à la R&D, la preuve de l’effectivité des heures est libre, dès lors qu’elle est fiable et précise.
Quelle que soit la configuration de l’entreprise, une détermination précise et rigoureuse du quantum horaire réservé à la R&D est nécessaire à la valorisation des dépenses de personnel. Comme il n’existe aucune exigence sur la forme ou sur l’outil, l’entreprise doit seulement être en mesure de proposer un suivi des temps précis de son personnel de recherche sur les activités de R&D. Ce suivi peut être réservé uniquement aux opérations de R&D ou décrire l’ensemble du temps des collaborateurs de recherche.
Dans l’idéal, l’entreprise devrait produire un suivi à l’heure ou à la demi-journée, de l’ensemble de l’activité du personnel. Ce suivi doit rendre possible la distinction des opérations de R&D de manière unitaire. Comme précisé dans l’évaluation du périmètre projet éligible, ce suivi doit mettre en lumière les réalisations sur les incertitudes scientifiques et techniques du projet. La démarche de recherche doit elle aussi être lisible dans le suivi proposé.
Certes contraignant pour l’entreprise et son personnel, le suivi des temps est un outil indispensable à la valorisation des dépenses de personnel. Il devient critique lorsqu’il s’agit de les justifier.
